812 тысяч записей о рождениях и смертях, браках и разводах, усыновлениях, переменах имени и прочих актах гржданского состояния хранятся в архивом фонде Шахтинского отдела ЗАГС. Как рассказала Дарья Луговская, исполняющая обязанности начальника отдела ЗАГС, на заседании комитета по социальной политике городской Думы, все актовые записи за последние 100 лет оформлены в 3190 книг. Среди них 15 хорошо сохранившихся метрических церковных книг Петропавловской, Александро-Невской, Макарьевской и Покровской церквей, действовавших в городе Александровске — Грушевском в 1913-1919 годах. Каждая актовая запись существует в двух экземплярах — первый хранится по месту составления, второй направляется в областной ЗАГС. В помещение архива, где хранятся документы, посторонние не допускаются, архивные дела выдаются под строгий отчёт лишь сотрудникам для работы. Изъятие актовых документов допускается только в исключительных предусмотренных законом случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания; при этом в деле остаётся заверенная копия документа и акт о причинах его выдачи. Сотрудники ЗАГСа внимательно следят за сохранностью архивных книг, если замечены повреждения, книги передаются на реставрацию. На основании актовых записей, хранящихся в архиве, отдел ЗАГС выдаёт повторные свидетельства и справки, нередко благодаря этому восстанавливаются родственные связи людей и поколений. В прошлом году завершена десятилетняя работа по переводу всех актовых записей, составленных с 1920 года, в электронный регистр. Это значительно облегчило поиск документов и увеличило оперативность как при личной работе специалистов с гражданами, так и при переписке с гражданами, организациями, учреждениями из других регионов России и других государств. Только за 2012 год из архива шахтинского отдела ЗАГС было выдано 7534 справки, 3050 повторных свидетельств, обработано около 2000 запросов организаций.